Когато присъстваме на бляскава сватба или мащабна бизнес конференция, виждаме само красивата страна – перфектната декорация, вкусната храна и усмихнатите домакини. Но какво всъщност се случва зад кулисите, за да заработи този сложен механизъм без нито една грешка? Днес повдигаме завесата и ви срещаме с Елвира Христова – организатор събития в Парк хотел Кайлъка и човекът, който мисли за всеки детайл от А до Я, за да протече събитието по план.
– Вече 7 години се занимавам с организация на събития. Всъщност всичко започна малко случайно. По това време завършвах висшето си образование по маркетинг и търсех място за стаж. Попаднах в компания, която се занимаваше с маркетинг и организация на събития, и именно там открих колко динамична и интересна е тази сфера.
Още с първите проекти осъзнах, че това е работа, която ми носи истинско удовлетворение. Харесва ми процесът – от идеята и планирането до момента, в който виждаш усмивките на хората и знаеш, че си създал незабравимо преживяване. Тогава разбрах и че имам усет към тази професия.
Преди 3 години станах част от екипа на Парк Хотел Кайлъка и заедно започнахме да развиваме идеята за по-различни и интересни събития за Плевен. Стремяхме се да предлагаме преживявания, които липсват в града, и така винените вечери постепенно се превърнаха в наша запазена марка. За мен е истинско удоволствие да виждам как всяко следващо събитие привлича нови хора и създава общност около хотела.
– Всъщност подготовката за едно събитие започва много по-рано, отколкото хората си представят. При нас в Парк Хотел Кайлъка планираме собствените си събития поне шест месеца напред. Обичаме да имаме ясна визия какво предстои и да подготвим всичко спокойно и както трябва.
Разбира се, най-интензивната част от организацията обикновено е през последните два месеца преди самото събитие. Тогава детайлите започват да се подреждат – програмата, партньорите, декорацията, комуникацията с гостите и всичко останало.
Що се отнася до личните и корпоративните събития, сроковете са много различни и зависят от техния мащаб и специфика. Някои се организират в рамките на няколко месеца, докато за по-големи сватби, фирмени събития или конференции подготовката може да започне дори година по-рано. Колкото по-добро е планирането, толкова по-спокойно и успешно протича самото събитие.
– Бих го описала с три думи: динамика, емоции и предизвикателства.
А ако трябва да бъда напълно честна – понякога е и една приятна лудница. Няма два еднакви дни. Сутрин може да планираме предстоящо събитие, на обяд да решаваме възникнала ситуация, а вечерта да посрещаме гости. Именно това разнообразие ми харесва най-много – винаги има нещо ново, което те държи мотивиран и те кара да се развиваш.
– Мисля, че най-важното качество в тази професия е умението да намираш решения и да запазваш спокойствие, дори когато около теб се случват десет неща едновременно.
Колкото и добре да е планирано едно събитие, винаги може да възникне нещо непредвидено. Тогава хората не очакват да видят паника, а човек, който знае как да реагира и да намери решение. Разбира се, много важни са и добрата комуникация и работата в екип, защото зад всяко успешно събитие стои не един човек, а цял екип, който работи в синхрон.
Може би точно това е “магията” – когато всеки знае своята роля, помага на останалите и заедно успяваме да създадем едно незабравимо преживяване за гостите.
– Честно казано, не бих могла да избера кое е по-трудно, защото двете събития са много различни.
Сватбата е изключително личен момент. Там не организираш просто събитие, а участваш в един от най-важните дни в живота на двама души. Трябва да влезеш в техните обувки, да разбереш мечтите и очакванията им и най-вече да изградиш доверие. За младоженците е важно да знаят, че отсреща има човек, на когото могат да разчитат на 100% и който ще бъде до тях през целия процес. Когато те са спокойни, знаеш, че си свършил работата си добре.
При тиймбилдингите предизвикателството е различно. Там трябва да съчетаеш интересите и очакванията на много хора едновременно, като същевременно отговориш на целите на компанията. Освен добрата организация, е важно да създадеш атмосфера, в която хората да се отпуснат, да се забавляват и да изградят по-добри отношения помежду си.
Затова бих казала, че нито едното е по-лесно от другото – просто всяко изисква различен подход, внимание и отношение към хората.
– И двата типа клиенти имат своя чар, но ако трябва да избирам, бих казала, че се работи по-лесно с хора, които знаят какво искат.
Когато клиентът има ясна визия и споделя своите желания и очаквания, е много по-лесно да създадем събитие, което напълно отговаря на представите му. В крайна сметка най-важното е той да остане доволен от крайния резултат.
Разбира се, има и клиенти, които казват: “Имам ви пълно доверие, изненадайте ме.” Това е голям комплимент, но и голяма отговорност. Тогава трябва много добре да усетиш човека, неговия стил и очаквания, без той да ги е изказал конкретно.
Независимо от ситуацията, най-важното е добрата комуникация. Колкото повече познаваме клиента и неговите желания, толкова по-успешно и лично става самото събитие.
– Най-често това не са големите разходи, а по-скоро допълнителните услуги, за които клиентите се сещат в процеса на организацията. Например закуските за гостите, които ще нощуват в хотела, посрещане с welcome drink, кетъринг или други малки жестове към присъстващите.
Това са детайли, които правят събитието по-завършено и създават по-добро преживяване за гостите, но понякога не са заложени в първоначалния бюджет. Затова още в началото се стараем да обсъдим всички възможности, за да могат клиентите да планират спокойно и без изненади.
– За мен най-голямото признание винаги е обратната връзка от гостите. След всяко събитие идва моментът, в който залата е празна, музиката е спряла и умората вече се усеща, но тогава започват да пристигат първите впечатления и коментари.
Усмихвам се, когато чуя, че хората са си прекарали добре, че са останали с хубав спомен или че събитието е надминало очакванията им. Още по-голямо удовлетворение ми носи, когато същите хора се върнат отново при нас, препоръчат ни на свои близки или оставят положителен отзив.
В нашата работа доверието се печели трудно и се доказва всеки ден. Затова за мен най-ценният знак, че сме си свършили работата добре, е когато хората избират отново Парк Хотел Кайлъка за своите специални моменти.
– Ще бъда честна – трудно е напълно да изключа професионалния поглед. Когато посещавам събитие като гост, често обръщам внимание на детайли, които повечето хора не забелязват – организацията, атмосферата, работата на екипа, отношението към гостите.
Но това не ми пречи да се наслаждавам на преживяването. Напротив, когато едно събитие е добре организирано, още повече оценявам труда, който стои зад него. А и винаги си тръгвам с ново вдъхновение, интересна идея или нещо, което бих искала да приложим в бъдеще.
– Честно казано, в нашата работа няма много време за почивка, защото веднага след едно успешно събитие започваме да мислим за следващото. Но това е и част от удоволствието – винаги има нови идеи, които чакат да бъдат реализирани.
Съвсем скоро ни предстои последната винена вечер за сезона – на 25 юни. Тя е озаглавена “От морето до чашата: Североизтокът в 5 вина” и ще ни отведе на едно интересно винено пътешествие из Североизточна България, съчетано със специално меню от шеф Андре Токев. Това ще бъде красив финал на пролетния сезон на нашите винени вечери.
След това няма да изчезнем, разбира се. За летните месеци сме подготвили няколко по-лежерни събития край басейна и в градината -с хубава музика, коктейли, приятна атмосфера и много летни емоции.
А през есента ще се завърнем към любимия ни формат в ресторанта с нови винени срещи, интересни партньори и още изненади, които засега ще запазя в тайна. Мога само да обещая, че най-интересното тепърва предстои.
– “Предизвикателство”. Защото всеки ден е различен, всеки гост е различен и всяко събитие носи своите особености. Именно това прави работата толкова интересна и ме кара вече години наред да я върша с удоволствие.
