Când participăm la o nuntă sclipitoare sau la o conferință de afaceri de amploare, vedem doar partea frumoasă — decorurile perfecte, mâncarea delicioasă și gazdele zâmbitoare. Dar ce se întâmplă de fapt în culise pentru ca acest mecanism complex să funcționeze fără nicio greșeală? Astăzi ridicăm cortina și vă prezentăm pe Elvira Hristova — coordonator evenimente la Park Hotel Kaylaka și persoana care se gândește la fiecare detaliu de la A la Z pentru ca evenimentul să se desfășoare conform planului.
– De fapt, lucrez în organizarea de evenimente de 7 ani. Totul a început oarecum întâmplător. Pe atunci îmi terminam studiile superioare în marketing și căutam un loc de stagiu. Am ajuns într-o companie care se ocupa cu marketing și organizare de evenimente, și exact acolo am descoperit cât de dinamic și de interesant este acest domeniu.
Încă de la primele proiecte mi-am dat seama că aceasta este o muncă care îmi aduce satisfacție autentică. Îmi place procesul — de la idee și planificare până în momentul în care vezi zâmbetele oamenilor și știi că ai creat o experiență de neuitat. Atunci am înțeles că am și o înclinație naturală pentru această profesie.
Acum trei ani am devenit parte din echipa Park Hotel Kaylaka și împreună am început să dezvoltăm ideea unor evenimente mai deosebite și mai interesante pentru Pleven. Ne-am străduit să oferim experiențe care lipseau din oraș, și astfel serile de vinuri au devenit treptat marca noastră înregistrată. Este o adevărată plăcere pentru mine să văd cum fiecare eveniment următor atrage oameni noi și creează o comunitate în jurul hotelului.
– De fapt, pregătirea pentru un eveniment începe mult mai devreme decât își imaginează oamenii. Noi, la Park Hotel Kaylaka, ne planificăm propriile evenimente cu cel puțin șase luni înainte. Ne place să avem o viziune clară asupra a ceea ce urmează și să pregătim totul calm și cum trebuie.
Desigur, cea mai intensă parte a organizării este de obicei în ultimele două luni înainte de eveniment. Atunci detaliile încep să se așeze — programul, partenerii, decorurile, comunicarea cu oaspeții și toate celelalte.
În ceea ce privește evenimentele private și corporative, termenele variază foarte mult și depind de amploarea și specificul lor. Unele se organizează în câteva luni, în timp ce pentru nunți mai mari, evenimente corporative sau conferințe, pregătirea poate începe chiar și cu un an înainte. Cu cât planificarea este mai bună, cu atât evenimentul în sine se desfășoară mai lin și mai cu succes.
– Aș descrie-o în trei cuvinte: dinamism, emoții și provocări.
Și dacă trebuie să fiu complet sinceră — uneori este și o plăcută nebunie. Nu există două zile la fel. Dimineața putem planifica un eveniment viitor, la prânz rezolvăm o situație apărută, iar seara primim oaspeți. Tocmai această varietate îmi place cel mai mult — există întotdeauna ceva nou care te ține motivat și te face să te dezvolți.
– Cred că cea mai importantă calitate în această profesie este abilitatea de a găsi soluții și de a păstra calmul, chiar și atunci când în jurul tău se întâmplă zece lucruri simultan.
Oricât de bine ar fi planificat un eveniment, poate apărea întotdeauna ceva neprevăzut. În acele momente oamenii nu se așteaptă să vadă panică — ci o persoană care știe cum să reacționeze și să găsească o soluție. Desigur, comunicarea bună și munca în echipă sunt de asemenea esențiale, pentru că în spatele fiecărui eveniment reușit nu stă o singură persoană, ci o întreagă echipă care lucrează în sincron.
Poate că tocmai aceasta este „magia” — când fiecare știe ce rol are, îi ajută pe ceilalți și împreună reușim să creăm o experiență de neuitat pentru oaspeți.
– Sincer, nu aș putea alege care este mai dificil, pentru că cele două evenimente sunt foarte diferite.
Nunta este un moment extrem de personal. Nu organizezi pur și simplu un eveniment — participi la una dintre cele mai importante zile din viața a doi oameni. Trebuie să te pui în locul lor, să le înțelegi visele și așteptările și, mai presus de toate, să construiești încredere. Pentru miri este important să știe că există cineva pe care se pot baza sută la sută și care va fi alături de ei pe tot parcursul procesului. Când ei sunt calmi, știi că ți-ai făcut treaba bine.
La team-building-uri provocarea este diferită. Acolo trebuie să combini interesele și așteptările multor oameni simultan, răspunzând în același timp obiectivelor companiei. Pe lângă o bună organizare, este important să creezi o atmosferă în care oamenii să se relaxeze, să se distreze și să-și construiască relații mai bune între ei.
De aceea aș spune că niciunul nu este mai ușor decât celălalt — pur și simplu fiecare necesită o abordare diferită, o atenție diferită și o relație diferită cu oamenii.
– Ambele tipuri de clienți au farmecul lor, dar dacă ar trebui să aleg, aș spune că este mai ușor de lucrat cu oamenii care știu ce vor.
Când clientul are o viziune clară și își împărtășește dorințele și așteptările, este mult mai ușor să creăm un eveniment care să corespundă pe deplin imaginii sale. La urma urmei, cel mai important lucru este ca el să fie mulțumit de rezultatul final.
Desigur, există și clienți care spun: „Am deplină încredere în voi — surprindeți-mă.” Acesta este un mare compliment, dar și o mare responsabilitate. Atunci trebuie să simți foarte bine persoana, stilul și așteptările ei, fără ca ea să le fi exprimat concret.
Indiferent de situație, comunicarea bună este întotdeauna cheia. Cu cât îl cunoaștem mai bine pe client și dorințele sale, cu atât evenimentul devine mai reușit și mai personal.
– Cel mai adesea nu sunt cheltuielile mari, ci mai degrabă serviciile suplimentare la care clienții se gândesc pe parcursul organizării — de exemplu, micul dejun pentru oaspeții care vor înnopta la hotel, primirea cu un welcome drink, catering sau alte mici gesturi pentru cei prezenți.
Acestea sunt detalii care fac evenimentul mai complet și creează o experiență mai bună pentru oaspeți, dar uneori nu sunt incluse în bugetul inițial. De aceea, încă de la început ne străduim să discutăm toate opțiunile, pentru ca clienții să poată planifica cu calm și fără surprize.
– Pentru mine cea mai mare recunoaștere este întotdeauna feedback-ul oaspeților. După fiecare eveniment vine momentul în care sala este goală, muzica s-a oprit și oboseala începe să se simtă — și atunci încep să sosească primele impresii și comentarii.
Zâmbesc când aud că oamenii s-au simțit bine, că au rămas cu o amintire frumoasă sau că evenimentul le-a depășit așteptările. Îmi aduce o satisfacție și mai mare atunci când aceiași oameni revin la noi, ne recomandă prietenilor și familiei sau lasă o recenzie pozitivă.
În munca noastră, încrederea se câștigă greu și se dovedește în fiecare zi. De aceea, pentru mine cel mai prețios semn că ne-am făcut treaba bine este atunci când oamenii aleg din nou Park Hotel Kaylaka pentru momentele lor speciale.
– Voi fi sinceră — este greu să închid complet ochiul profesional. Când particip la un eveniment ca oaspete, observ adesea detalii pe care majoritatea oamenilor nu le remarcă — organizarea, atmosfera, modul în care lucrează echipa, atitudinea față de oaspeți.
Dar asta nu mă împiedică să mă bucur de experiență. Dimpotrivă — când un eveniment este bine organizat, apreciez și mai mult efortul care stă în spatele lui. Și plec întotdeauna cu o nouă sursă de inspirație, o idee interesantă sau ceva ce mi-ar plăcea să aplicăm în viitor.
– Sincer, în munca noastră nu prea există timp de odihnă, pentru că imediat după un eveniment reușit începem să ne gândim la următorul. Dar aceasta face parte și din plăcere — există întotdeauna idei noi care așteaptă să fie realizate.
Foarte curând ne așteaptă ultima seară de vinuri a sezonului — pe 25 iunie. Este intitulată „De la mare la pahar: Nord-Estul în 5 vinuri” și ne va purta într-o interesantă călătorie prin nord-estul Bulgariei, combinată cu un meniu special semnat de chef André Tokev. Va fi un final frumos al sezonului de primăvară al serilor noastre de vinuri.
După aceea nu vom dispărea, bineînțeles. Pentru lunile de vară am pregătit câteva evenimente mai relaxate la piscină și în grădină — cu muzică bună, cocktailuri, o atmosferă plăcută și multă energie de vară.
Iar toamna ne vom întoarce la formatul nostru preferat în restaurant, cu noi întâlniri cu vinuri, parteneri interesanți și alte surprize pe care le voi păstra deocamdată secret. Pot doar să promit că cel mai interesant abia urmează.
– „Provocare.” Pentru că fiecare zi este diferită, fiecare oaspete este diferit și fiecare eveniment are particularitățile sale. Tocmai aceasta face munca atât de interesantă și mă face să o practic cu plăcere de atâția ani.
